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会議・ミーティングを円滑に進行する方法 [組織活動]

【会議・ミーティングを円滑に進行する方法】・・・業務遂行力を高める  

●最小限のメンバーで密度の濃い会議をめざす。


会議で大切なことは、まず、何のための会議か、何を決めるための会議なのかを確認すること。

次に出席者を絞り込む。

このとき、多くの人に参加してもらったほうが会議を活性化できるだろうとばかりに、出席者をいたずらに増やさないこと。

「枯れ木も山のにぎわい」なんて言わないこと。

人数が多くても、キーパーソンが出席していなかったり、決定権をもたない人間ばかりが集まっても、何も決まらない。

かえって混乱を招くだけだ。



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仕事を分析するコツを身につけよ [仕事に対する姿勢]

仕事を「分析」することで、仕事の全体が見えてくる


(1)分析・その15の多様性



1)分けること・分類すること

分析のもっとも単純な側面。

収集した情報を政治、経済、社会、文化、といった区分で分類など。



2)層別すること

前項よりももっと厳密に、似た性質、特徴を持つ集合ごとに分類することを層別といいます。

人口を5歳区切りの分布でみたり、店に入る客を性別、職業別、世代別に分類するなど。



3)比較して、違いを浮き彫りにすること

いわゆる「比較分析」「差異分析」です。



4)実証すること・ウラづけをとること・客観化すること

「実証分析」。

なんとなく感じていることを、データの裏付けをとったりしながらクリアにします。

たとえば「職場のモラールが低い」と漠然というかわりに「欠勤率」「業務改善の件数」「転職者数」などの数字で示すのが、実証分析です。


5)ものごとの特徴や変化をつかむこと

人と会って、相手の癖や独特な言葉使いに気がつく。

本を読んでいて、著者の特徴的な文体に注意が向く、いずれも分析に働きです。


6)分解すること・単位に還元すること

有機的組織や集合体を最小の要素や単位にまでバラしていきます。

たとえばラジオの分解。


7)要素・項目・データ間の相互関係、影響関係を明らかにすること

たとえば経済成長率と鉄鋼の生産量の増減との間には、正の相関関係があります。

この相関関係をつかむことが分析。



8)意味をつかむ


9)論理を解明する


10)法則や原理を引き出すこと

一見無秩序なことがらの中にある種の法則を見出すことです。


11)本質をつかむこと

様々な流行風俗現象の中で、枝葉を除き、自分にとって深い意味を持つものをつかむ、などです。


12)重みをつける

同じ1枚の駒でも「飛車」と「歩」とでは重みが違います(将棋の世界)。

我々がものごとを決める場合も、緊急度、重要度、金額の大きさといった重みづけをしないと、判断がしにくいものです。


13)あいまいな事業の中から問題点を明確化すること

「問題分析」。問題点を発見するために欠かせない分析です。


14)原因をつきとめること

「原因分析」。広範囲に原因を探る一方、因果関係の線を粘り強くさかのぼって考えていく分析力が求められます。

「なぜ?」を5回、くりかえす。


15)集約すること

情報やデータがたくさんあるときに、それらを絞って要点をつかむことです。


これらのノウハウを使いこなせば、あなたは仕事を自由自在に分析することができるようになるはずです。




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「できる人の超仕事術」●できる人のもとに飛び込み、「知恵」を広げる [仕事に対する姿勢]

新人だったころ、一時期、成績が伸び悩み、壁にぶつかったことがある。

いろいろとやり方を変えてみるのだが、どうしてもうまくいかない。

悶々とした毎日を送っていた。

あるとき、社内の30代半ばの女性社員が、コンスタントに仕事の成績をあげいていることに気がついた。

彼女は、毎月上位5位以内に入っている。

安定して、上位にいて、トータルで見ると他の社員の何倍も成績をあげていた。

しかし、彼女の働きぶりを見ていると、とても「できる社員」のようには見えない。

定時になればあまり残業をせずにさっさと帰っていってしまう。

そこで、彼女に仕事のやり方を教えてもらうしかないと思った。

毎日、積極的に彼女に話しかけるようにして、人間関係を作ろうとした。

そして、あるとき、一緒にランチに行ったとき、

「いつもコンスタントに仕事の成績をあげている秘訣は何ですか?」と思い切って聞いてみた。

すると彼女は驚くほどあっさりと、自分のやり方を教えてくれた。

彼女が言うには顧客との連絡を絶えず取っているということだった。

メール、電話、あいさつの3点セットだそうだ。


上から降ってきた仕事に対して、自分ひとりの力で付加価値をつけようとしても限界がある。

だから、人を「広げる」のだ。

他人からアドバイスをもらい、その気づきをもとに付加価値をつけ、自分のものとして打ち返すのだ。


最近の20代、30代の若者と接していて感じるのは、何でもひとりでやりきろうとすることだ。

周りの人たちの協力を仰ぎ、手助けを得て、自分の力にしていこうとすることが苦手だ。

他人に「教えてください」とお願いすることは、若いあなたにとって勇気がいることかもしれない。

だけれども、怖れていては損だ。

積極的に他人の助力を得ることは、必ずあなたのビジネスパーソンとしての実力アップに繋がるからだ。


Si2


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仕事のヤマを読む・・・(Si1) [目標達成]

仕事には「見かけのヤマ」と「真のヤマ」がある。

(1)仕事のヤマを読み切る方法

どんな仕事にも「ヤマ」があります。

仕事をしていて「うん、ヤマは越えた」と感じることがあります。

また、「ここまでやっておけばもう大丈夫だ」」とか「今日はこのへんでやめておこう」と考えます。

これが仕事のヤマを読むということです。

ヤマは長さや厚さ、密度を持った時間的概念(ファクター)で、それを読むにはある程度以上の経験と、それ以上に、鋭い時間的センスが必要になります。

この意味の時間センスを「フィードフォワード」と呼びます。

フィードフォワードは、判断力、直観力に先見性の混じったものです。

これは誰にでももともとある程度は備わっているはずなのですが、現実には、その能力を眠らせてしまっている人が多いのです。



(2)フィードフォワード活性化方法

仕事の「見かけのヤマ」と「真のヤマ」を見分けることが大事。

たとえば、新製品発表会のような大イベントの場合、表面的には当日のセレモニーがヤマのように見えるものです。

しかし、それは見かけのヤマにすぎません。

実は、それらの仕事の真のヤマは、当日の半月前とか1カ月前にあって、勝負はそのとき、すでについているのです。

真のヤマは、必ず見かけのヤマより前にくるのです。


多くの仕事は、たとえて言えば山のような形をしていて、中間点にピーク(頂上、ヤマ)がきます。

しかし、これもやはり見かけのヤマで、真のヤマはその手前にあるのです。

このことを知っておくと大変、得をします。

仕事を進める際、中間あたりを見かけのヤマと考え、そのちょっと前のところに全力を投入する作戦でやるとうまくいきます。



以上、2つの要領をのみ込むと、計画の初期の段階で、仕事のヤマを読めるようになります。

すると余裕を持って、仕事をコントロールしていくことができます。


まず真のヤマを推定して、そこに最大の時間をあてるように予定を組み、並行業務は、その時期を避けて前後に振り分けるのです。

なお、仕事の過程で、苦しくて苦しくて、もう投げ出したいと考える時があります。

しかし、それこそがまさに、ヤマにさしかかった状態なのです。

だから、そこで投げ出してはあまりにもったいない。

あと一歩頑張れば、ヤマは乗り越えられ、一気にゴールまで見晴らせるようになります。

このことも知っておきましょう。





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「できる人の超仕事術」●仕事を広げる [仕事に対する姿勢]

上から降ってきた仕事をそれだけで終わらせない。

付加価値をつけて打ち返そう。

上からの仕事に、まわりの別のことともつなげ、取り組む仕事それ自体を広げるのだ。

すると、あなたが打ち返す仕事は大きなものとなり、それだけたくさんの「小さな成果」が生まれることになる。

たとえば・・・・・・

●この仕事は、ほかの仕事とセットにしてみよう

●この仕事は、ほかの人の力も借りよう

●この仕事は、ほかの会社とも組んで進めよう

・・・・・・といったことだ。

私はある新入社員に対して「お客様に資料を届けてきて」と指示した。

彼女にとってみれば、それは上から降ってきた仕事だ。

それにどうやって取り組むかが、何度も繰り返すようだが「できる人」になれるかどうかの最初の分かれ道だ。

ここで彼女は「できる人」になっていく片鱗を見せてくれた。

私から言われたとおり、ただお客様に資料を届けてくるだけで終わりにしなかった。

彼女は私に「勉強のためにお客様にいろいろお話をお聞きしてもよろしいでしょうか?迷惑にならないようにしますので」と相談を持ちかけてきた。

私はもちろんOKをした。



すると資料を届けにいくことをきっかけとして、彼女は先方の担当者と1時間近く話し込んできた。

そして「実は3カ月後に新規事業が立ちあがる関係で、人手不足なんです。深夜まで仕事があって体がきつくて」という先方のニーズを聞き出した。

このことを彼女は上司に相談し、業務の受託に結びつけた。

当然、私の彼女を見る目が大きく変わった。




新入社員は毎年、たくさん入ってくる。

そうした中、上から降ってきた仕事を広げ、付加価値をつけて打ち返してくる彼女のような存在は目立つ。

その他大勢の新入社員の中で、頭ひとつ抜け出してくるのだ。

上司からかけられる期待も高くなり、上から降られる仕事もレベルがひとつ高いものになる。

これが1年、2年とたっていくうちに、周りとの差をぐんぐんつけていくのだ。





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【自分の時間を積極的につくるコツ】(6) [時間管理の基礎]

●時間を生み出すための8カ条

(1)仕事をするときは段取りから考える

(2)「ながら」仕事をいやがらない

(3)やる気が起こるまで待たない

(4)仕事に優先順位をつける

(5)2割の重要な仕事を先にこなす

(6)人に任せて自分はチェックする

(7)とりかかったら集中して一気に片付ける

(8)常に仕事の先回りをする



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【自分の時間を積極的につくるコツ】(5) [時間管理の基礎]

●「企画書」を作れば休日を有効活用できる

誰もが「土曜にはあれをした」「日曜にはこれをしたい」と思うものです。

しかし、いざ休みになると、急な用事が入ったり、家族サービスに振り回されたりします。

結局、何もしないうちに休日が終わってしまうことが多いのではないでしょうか。

仕事では厳密なスケジュールを立て、進行管理に厳しい人が、こと自分の時間になるとルーズになることが多いようです。

ここは1つ、「休日の企画書」を作って、休日にやっておきたいことの予定を立てて、実行されたらどうでしょうか?


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【自分の時間を積極的につくるコツ】(4) [時間管理の基礎]

ストレスをためないランチタイムの使い方

ビジネスパーソンのお昼休みというと、正午から午後1時までという会社が多いようです。

そのため、お昼時間になるとランチを出すお店や弁当屋に行列ができます。

みんながいっせいに殺到するので仕方がないとも言えますが、これは完全なロスタイムです。

たとえば30分早く会社を出れば、すいた店内でゆっくりランチをとることができます。

同じ時間に同じ行動をするのはあまりにもムダの多いことですから、時間をずらして交代でランチに出るなどの工夫をするといいでしょう。l


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3秒で分かるビジネススキル (145)【自分の時間を積極的につくるコツ】(2) [時間管理の基礎]

●朝1時間の早起きで1日の充実度がアップ

自分の時間を作る手っとり早い方法は、朝、1時間早く起きることです。

朝からあたふたしてしまうと、その日1日、暗い気分を引きずってしまいます。

1時間早く起きることで、出勤まで勉強するなり、英会話のCDを聴くなり、あるいはインターネットで海外マーケット情報を調べるなり、いろいろなことが可能です。

1時間早く起きたのですから、ゆっくりコーヒーでも飲みながら本を読めば、実にゆったりした気分に満たされ、仕事に対する意欲が湧いてきます。

こうして1日をフル活動すれば、夜には自然に眠くなり、朝までぐっすり眠れます。



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【自分の時間を積極的につくるコツ】(3) [時間管理の基礎]

●ほかの人の力を借りて上手に時間をつくる

取引先訪問で外出したり、会議に出るときは、自分の留守中に資料を探してもらったり、データ入力をしてもらうなど、戻ってきたときにすぐに次の仕事にかかれるように、部下や後輩に仕事をふっておきましょう。

戻ってすぐに仕事にとりかかれるのと、残業覚悟でそれらの作業を自分でやるのとでは、効率が違うだけではなく、自分の時間の量も大きく異なることになります。




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